Componentele sistemului Due Dilligence al HS Timber Group sunt în continuă dezvoltare

Interviu cu Adrian Lucan, Manager SCCC pentru România

Este important pentru noi să ne asigurăm că lemnul pe care îl achiziționăm la HS Timber Group provine din surse durabile, iar trasabilitatea originii legale a acestuia nu este doar o obligație, ci un angajament asumat pe care îl luăm foarte în serios.

Experții noștri, împreună cu reprezentanți ai diferitelor organizații de specialitate și ai altor părți interesate, evaluează constant standardele și acțiunile noastre care privesc protecția mediului și dezvoltă noi proceduri pentru o arhitectură de securitate solidă.

Adrian Lucan, managerul Departamentului de Control și Certificare a Lanțului de Aprovizionare în România, explică în detaliu ce presupune respectarea EUTR, ce cuprinde sistemul Due Diligence al HS Timber Group și care sunt ultimele evoluții:

Să o luăm cu începutul. Pe larg, ce prevede EUTR?

Regulamentul European privind Comerțul cu Lemn (EUTR) interzice introducerea pe piața UE a lemnului recoltat în mod ilegal și a produselor derivate din acesta. EUTR îi împarte pe cei care fac afaceri cu lemn sau produse din lemn în două categorii: operatori și comercianți. Fiecărei categorii îi revin obligații distincte.

Pe de o parte, operatorii, cei care introduc pentru prima dată lemn sau produse din lemn pe piața UE, trebuie să instituie un sistem de gestionare a riscurilor sau un sistem Due Diligence. Pe de altă parte, comercianții - cei care vând sau cumpără lemn ori produse din lemn deja introduse pe piața UE - trebuie să țină evidențe ale furnizorilor și clienților, pentru a dovedi trasabilitatea produselor din lemn, dacă este necesar.

Prin prisma prevederilor EUTR, companiile HS Timber Group sunt considerate a fi operator, doar pentru un volum de aproximativ 10% din lemnul achiziționat din România.

Ce ar trebui să facă operatorii prin prisma EUTR?

Operatorii trebuie să implementeze un sistem Due Diligence care să acopere următoarele aspecte fundamentale:

• Acces la informații despre produse și lanțul de aprovizionare. Aceasta include descrierea produsului, cantitatea, speciile de lemn, țara sau, dacă este cazul, zona sub-națională de recoltare, indicatorii privind respectarea legislației și numele și adresa cumpărătorilor și furnizorilor.
• Evaluare pentru a aprecia riscul introducerii ilegale de lemn în lanțul de aprovizionare.
• Diminuarea oricărui risc identificat, de exemplu prin solicitarea unei documentații suplimentare sau verificarea furnizorului prin efectuarea de audituri la fața locului.
• Evaluări regulate a sistemului Due Diligence și a performanței operatorului.
   

Ce face HS Timber Group în calitate de operator?

La HS Timber Group, noi aplicăm acest sistem DDS nu doar pentru volumul de 10% pentru care suntem considerați operator, ci în cazul tuturor livrărilor de masă lemnoasă.

Facem aceasta întrucât, prin planul de acțiune pe care ni l-am asumat pentru o industrie sustenabilă a lemnului, urmărim să sprijinim lupta împotriva tăierilor ilegale și să asigurăm transparență în lanțul de aprovizionare.

Complexitatea sistemului nostru depășește legile și reglementările în vigoare și am să vă spun și de ce:

1. Departamentul juridic verifică dacă firmele sau administratorii cu care colaborăm, sau cu care urmează să colaborăm, au fost condamnați pentru tăieri ilegale sau corupție. În caz afirmativ, suspendăm legăturile comerciale.
    
2. Efectuăm audituri în teren, atât la furnizori cât și la ocoale silvice și punem accent și pe normele de protecție a muncii.
    
3. Monitorizăm presa și verificăm informațiile în ceea ce privește posibile activități neconforme sau ilegale. Dacă situația o impune, facem audituri suplimentare în teren.
    
4. Facem consultări publice și cerem opinia factorilor interesați cu privire la zonele forestiere din care achiziționăm masă lemnoasă.
    
5. Am implementat din aprilie 2017 Timflow, propriul sistem de monitorizare a transporturilor de lemn prin GPS. Toate camioanele care livrează buștean din România la fabricile HS Timber Group trebuie să utilizeze acest sistem. Un dispozitiv GPS este instalat în capul tractor al camionului. Cu ajutorul acestuia putem vedea traseul detaliat și actualizat la fiecare 30 de secunde.
   
   Sistemul Timflow integrează fotografii ale încărcăturii de la locul de încărcare din toate unghiurile camionului: din față, spatele camionului, spatele remorcii, ambele laterale iar toate acestea, împreună cu traseul efectuat, sunt disponibile publicului interesat, la 24 de ore de la efectuarea transportului, pe platforma publică www.timflow.com pentru o perioadă de 12 luni.
   
   O facilitate a sistemului care ne ajută foarte mult să ne respectăm angajamentul de a nu prelucra lemn din parcurile naționale este faptul că Timflow generează automat alerte în cazul în care există cea mai mică suspiciune de livrare atât din parcurile naționale, cât și din alte zone de protecție precum UNESCO sau păduri virgine.
   
   După patru ani de la implementare și peste 123.000 de transporturi înregistrate în Timflow, ne bucurăm că putem asigura un lanț de aprovizionare sigur și transparent și că putem contribui la limitarea fenomenului tăierilor ilegale din România.
    
6. Pentru a acționa cu prudență, personalul HS Timber Group este instruit în mod continuu de experți externi pe subiecte de importanță majoră precum EUTR, PEFC, Clean Act din Japonia, Lacey Act din SUA și diverse alte legi și reglementări naționale și internaționale.
    
7. Efectuăm audituri la furnizori și proprietari de păduri din străinătate prin terțe părți. Ne asigurăm de legalitatea fiecărei livrări examinând în detaliu toate documentele. Facem verificări suplimentare a conformității, inclusiv la recepția livrărilor de bușteni, iar orice livrare neconformă este respinsă.

Sistemul Due Diligence al HS Timber Group a fost verificat până în prezent de autoritățile statului de 20 de ori și toate controalele pe linie de EUTR au confirmat respectarea obligațiilor Due Diligence.

O opinie a experților, emisă de firma de consultanță independentă SGS confirmă, de asemenea, conformitatea sistemului de securitate al HS Timber Group cu EUTR, în special pentru țările de origine Ucraina și Belarus.

În trecut, organizații de experți independenți, cum ar fi INDUFOR din Finlanda și KPMG Canada, au examinat cu atenție sistemele de securitate ale companiei, confirmând eficiența măsurilor luate și, în același timp, contribuind la dezvoltarea unui proces de îmbunătățire continuă.

 

Care sunt ultimele evoluții în materie de DDS la HS Timber Group?

În prima parte a anului 2020, ca parte a sistemului DDS, am implementat cu ajutorul unui partener extern DDS Hub, o platformă internă în continuă dezvoltare care integrează date despre furnizorii de material lemnos ai HS Timber Group aferenți tuturor fabricilor.

Atât EUTR cât și toate sistemele de certificare prevăd că trebuie să ai un sistem DDS. Însă noi nu ne-am limitat la un simplu document, ci am creat o bază de date complexă, interconectată și cu alte softuri interne de gestiune, la care au acces mai multe departamente precum SCCC, achiziții, recepție sau juridic.

DDS Hub ne face tuturor viața mai ușoară. Ca să vă dau doar câteva exemple, sistemul cuprinde statusul companiilor (daca sunt suspendate sau nu), contractele, informații despre originea lemnului, sub-furnizori, linkuri directe în cazul în care partenerul este certificat, când s-a efectuat ultimul audit, acțiunile corective care se iau în urma auditurilor. Sistemul generează notificări automate pentru situațiile deschise și nerezolvate, ori dacă apare un furnizor nou sau apar neconformități.

În cazul unui audit, putem genera automat diverse rapoarte și evidențe și generează notificări automate pentru o mai bună gestionare a relațiilor cu furnizorii, iar prin aplicația mobilă, furnizorii ne trimit direct date despre originea lemnului.

DDS Hub este în continuă dezvoltare și pot spune că rolul digitalizării și al inovației este esențial atunci când vorbim despre consolidarea unei arhitecturi de securitate care să asigure trasabilitatea materialului lemnos.